Política de Privacidad sobre la Protección de la Información Personal
1. Propósito
Esta política (en adelante, la “Política”) establece las directrices relacionadas con la recolección, uso, comunicación, retención y destrucción de documentos que contengan Información Personal en poder de Dulcedo Inc. (en adelante, “Dulcedo”) en el cumplimiento de sus funciones de acuerdo con la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado (CQLR c. P-39.1), modificada por la Ley para modernizar las disposiciones legislativas sobre la protección de la información personal (SQ 2021, c. 25) (en adelante, colectivamente la “Ley”).
2. Alcance
Esta Política aplica a Dulcedo, que incluye, pero no se limita a, sus empleados, miembros del Consejo de Administración, pasantes y voluntarios, en su caso, así como a cualquier persona que preste servicios en nombre de Dulcedo, especialmente a quienes recolecten, usen, comuniquen, almacenen o destruyan documentos que contengan Información Personal.
Aplica a toda la Información Personal recolectada, utilizada y conservada por Dulcedo, sin importar su formato. La Política abarca la Información Personal contenida en todo tipo de registros físicos o digitales, en el sentido amplio, ya sean escritos, gráficos, de audio, visuales, informatizados o de otro tipo.
3. Definiciones
“Información Personal” significa cualquier información o conjunto de información relacionada con una persona física que permite identificarla, directa o indirectamente, como información de identidad (nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social, etc.), información de contacto (correo electrónico, número telefónico, etc.). La información personal de un individuo es confidencial y debe ser tratada como tal.
“Incidente de Privacidad” significa acceso, uso o divulgación no autorizados conforme a la Ley, pérdida o cualquier otra vulneración de la Información Personal.
“Responsable de Privacidad” es la persona designada por Dulcedo para ejercer las funciones de Responsable de Privacidad según la Ley.
4. Roles y Responsabilidades
4.1 Dulcedo
Dulcedo protege la confidencialidad de la información mediante la implementación de protocolos efectivos de gestión, que incluyen la orientación, capacitación e instrucciones a sus empleados sobre temas como la recolección, uso, almacenamiento, modificación, acceso, divulgación y destrucción permitida de la Información Personal.
4.2 Responsable de Privacidad
El Responsable de Privacidad designado por Dulcedo es Karim Leduc y puede ser contactado por teléfono al 514-578-4396 o por correo electrónico a [email protected].
El Responsable de Privacidad asegura el cumplimiento y la implementación de la Ley dentro de Dulcedo. Participa en el desarrollo de políticas y prácticas de protección de Información Personal. Atiende solicitudes y quejas relacionadas con la Información Personal y coordina la gestión de Incidentes de Privacidad.
4.3 Empleados, Pasantes, Voluntarios, Consultores y Proveedores de Servicios
Un empleado, pasante, voluntario, consultor o proveedor de servicios de Dulcedo sólo puede tener acceso a la Información Personal en la medida que sea esencial para el desempeño de sus funciones. Ellos aseguran la protección de la Información Personal cumpliendo con esta Política.
5. Consentimiento
Dulcedo recolecta, utiliza y comunica Información Personal únicamente con el consentimiento explícito, voluntario, informado y específico de la persona. Cuando una persona consiente en proporcionar su Información Personal, se presume que también permite su uso y divulgación para los fines originalmente designados.
Las personas pueden revocar, por escrito, su consentimiento para que Dulcedo recolecte, use y divulgue su Información Personal en cualquier momento. Sin embargo, si dicha recolección de datos es esencial para que Dulcedo cumpla con sus obligaciones contractuales, podría afectar la capacidad de Dulcedo para prestar sus servicios.
6. Recolección de Información Personal
Dulcedo solo recolecta la Información Personal que es necesaria para llevar a cabo sus actividades. Generalmente, Dulcedo recolecta la Información Personal directamente de la persona interesada y con su consentimiento, salvo que una excepción esté prevista por la ley.
7. Uso y Divulgación de Información Personal
Dulcedo se compromete a usar y divulgar la Información Personal únicamente para los fines para los cuales fue recolectada y los que la ley autoriza. Sin embargo, puede recolectar, usar o divulgar Información Personal sin el consentimiento de la persona cuando la ley lo permita o lo exija.
El acceso a la Información Personal se limitará a los empleados que la necesiten dentro de Dulcedo, cuando dicha información sea necesaria para el desempeño de sus funciones.
Dulcedo puede necesitar divulgar Información Personal a terceros, como proveedores, contratistas, subcontratistas, agentes, aseguradoras, profesionales, otras entidades reguladoras, o entidades fuera de Quebec. Dulcedo puede, sin el consentimiento de la persona, divulgar Información Personal a dicho tercero cuando sea esencial para la ejecución de un mandato o prestación de un servicio contractual.
En situaciones específicas, Dulcedo tiene la autoridad para recolectar, usar o divulgar Información Personal sin el consentimiento de la persona. Estas situaciones principalmente surgen cuando, por razones legales o de seguridad, obtener el consentimiento es inviable o improbable, o cuando el uso de dicha información es evidentemente en el mejor interés de la persona o cuando es necesario para prevenir o detectar fraude, u otros motivos de fuerza mayor.
8. Divulgación Fuera de Quebec
Antes de divulgar Información Personal fuera de Quebec, Dulcedo considerará factores como la sensibilidad de la información, el propósito de su utilización y las medidas de protección disponibles en la jurisdicción externa. Dulcedo divulgará Información Personal fuera de Quebec sólo si su evaluación concluye que la información estará protegida de manera suficiente en la jurisdicción externa.
9. Retención y Destrucción de Información Personal
Dulcedo puede conservar la Información Personal por un período previsto en la Ley, en cualquier formato, independientemente de si la Información Personal sigue siendo utilizada o no.
Sujeto a este periodo de retención, cuando los fines para los cuales la Información Personal fue recolectada o utilizada se hayan cumplido, Dulcedo deberá destruirla.
10. Evaluaciones de Impacto a la Privacidad
Dulcedo realizará evaluaciones de impacto a la privacidad para nuevos y existentes proyectos que impliquen la recolección, uso o divulgación de Información Personal.
El alcance de la evaluación de impacto debe corresponder a la sensibilidad de la información, su propósito de uso, el volumen, la dispersión y el medio en el que se encuentra la información.
Dulcedo puede emplear la “Guía de acompañamiento - Realizar una evaluación de factores relativos a la vida privada” desarrollada por la Commission d'accès à l'information para llevar a cabo dicha evaluación.
11. Gestión de Cookies
En línea con el compromiso de Dulcedo con la transparencia y la protección de la Información Personal, Dulcedo emplea Plataformas de Gestión de Cookies (CMP) para administrar cookies en su sitio web. Todos los documentos y políticas relacionadas con esta regulación se mostrarán de manera visible en su sitio oficial.
La plataforma brinda a los usuarios información clara sobre cómo se utilizarán sus datos antes de obtener su consentimiento explícito. Los usuarios pueden optar por permitir ciertos usos de sus datos y rechazar otros, permitiendo un grado de personalización que respeta sus decisiones.
12. Incidente de Privacidad
Cuando Dulcedo tenga motivos razonables para creer que ha ocurrido un Incidente de Privacidad, tomará medidas razonables para reducir el riesgo de daño y prevenir futuros incidentes similares. Cualquier Incidente de Privacidad debe ser reportado al Responsable de Privacidad.
En caso de un Incidente de Privacidad, Dulcedo inicia una evaluación de daños que considera factores como la sensibilidad de la información, el posible uso indebido, las repercusiones esperadas y la probabilidad de que sea empleada con fines maliciosos.
Cuando el Incidente de Privacidad presente un riesgo de daño serio para una persona, Dulcedo notificará por escrito a la Commission d'accès à l'information y a la persona involucrada.
Dulcedo mantendrá un registro de Incidentes de Privacidad en su “Registro de Incidentes de Privacidad de Información Personal”.
13. Gestión de Quejas
Cualquier persona interesada en la protección de su Información Personal o en la aplicación de esta Política puede presentar una queja por escrito directamente con el Responsable de Privacidad.
14. Entrada en Vigor
La Política entra en vigor el 25 de octubre de 2023.
La Política ha sido aprobada por el Responsable de Privacidad.
La Política puede ser modificada ocasionalmente para cumplir con la Ley y cualquier versión enmendada se pondrá a disposición.