This policy (hereinafter the “Policy”) sets out the guidelines relating to the collection, use, communication, retention and destruction of documents containing Personal Information held by Dulcedo Inc. (hereinafter “Dulcedo”) in the performance of its duties in accordance with the Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector (CQLR c. P-39.1) as amended by the Act to Modernize Legislation Provisions Respecting the Protection of Personal Information (SQ 2021, c. 25) (hereinafter collectively the “Act”).

Esta Política se aplica a Dulcedo, que incluye, entre otros, a sus empleados, miembros del Consejo de Administración, becarios y voluntarios, en su caso, así como a cualquier persona que de otro modo preste servicios en nombre de Dulcedo, pero en particular a quienes recojan, utilicen, comuniquen, conserven o destruyan documentos que contengan Datos de Carácter Personal.

Se aplica a toda la Información Personal recopilada, utilizada y conservada por Dulcedo, independientemente de su forma. La Política cubre la Información Personal contenida en todo tipo de registros físicos o digitales, en sentido amplio, ya sean escritos, gráficos, sonoros, visuales, informáticos o de cualquier otro tipo.

"Información personal" significa cualquier información o combinación de información que se refiera a un individuo y que permita identificarlo, directa o indirectamente, como información de identidad (nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de la seguridad social, etc.), información de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.). La información personal sobre un individuo es confidencial y debe tratarse como tal.

"Incidentes de Privacidad" significa el acceso no autorizado, uso o divulgación por parte de la Ley a, pérdida de, o cualquier otra violación de la Información Personal.

"Oficial de Privacidad" significa la persona designada por Dulcedo para desempeñar las funciones de Oficial de Privacidad en virtud de la Ley.

Dulcedo recoge, utiliza y comunica Datos Personales sólo con el consentimiento explícito, voluntario, bien informado y con fines específicos de la persona. Cuando una persona consiente en facilitar sus Datos Personales, se presume que también permite su uso y divulgación para los fines inicialmente designados.

Las personas físicas pueden revocar por escrito su consentimiento para que Dulcedo recoja, utilice y divulgue sus Datos Personales en cualquier momento. No obstante, si esta recogida de datos es imprescindible para que Dulcedo pueda cumplir con sus obligaciones contractuales, puede obstaculizar la capacidad de Dulcedo para prestar sus servicios.

Dulcedo sólo recoge la Información Personal necesaria para llevar a cabo sus actividades. En general, Dulcedo recaba los Datos Personales directamente de la persona interesada y con su consentimiento, salvo excepción prevista por la ley.

Dulcedo se compromete a utilizar y divulgar los Datos Personales únicamente para los fines para los que fueron recogidos y para los que la ley le autoriza a utilizarlos. No obstante, podrá recabarla, utilizarla o divulgarla sin el consentimiento de la persona cuando así lo permita o exija la ley.

El acceso a la Información Personal estará limitado a los empleados que tengan necesidad de conocerla dentro de Dulcedo, cuando la Información Personal sea necesaria para el desempeño de sus funciones.

Dulcedo puede necesitar revelar Información Personal a terceros, que podrían incluir proveedores, contratistas, subcontratistas, agentes, aseguradores, profesionales, otras entidades reguladoras, o entidades ubicadas fuera de Quebec. Dulcedo puede, sin el consentimiento de un individuo, revelar Información Personal a dichos terceros cuando sea esencial para la ejecución de un mandato o un servicio contractual.

En determinadas situaciones, Dulcedo está facultada para recabar, utilizar o divulgar Datos Personales sin el consentimiento de la persona. Estas situaciones surgen principalmente cuando, debido a razones legales o de seguridad, obtener el consentimiento de la persona es inviable o improbable, y cuando el uso de dicha información es evidentemente en el mejor interés de la persona o cuando es imperativo para evitar o descubrir el fraude, o por otras razones de peso.

Antes de divulgar Información Personal fuera de Quebec, Dulcedo considerará factores como la sensibilidad de la información, el propósito previsto de su utilización y las medidas de protección disponibles en la jurisdicción externa. Dulcedo sólo revelará Información Personal fuera de Quebec si su evaluación concluye que la información estará sujeta a suficientes salvaguardas y protección en la jurisdicción externa.

Dulcedo podrá conservar los Datos Personales durante el plazo previsto en la Ley, en cualquier forma, con independencia de que se utilicen o no activamente.

Sin perjuicio de dicho plazo de conservación, cuando se hayan cumplido los fines para los que se recogieron o utilizaron los Datos Personales, Dulcedo deberá destruirlos.

Dulcedo llevará a cabo evaluaciones de impacto sobre la privacidad para proyectos nuevos y existentes que impliquen la recogida, uso o divulgación de Información Personal.

El alcance de la evaluación del impacto sobre la privacidad realizada debe corresponder a la sensibilidad de la información en cuestión, la utilización prevista, el volumen, la dispersión y el soporte de la información.

Dulcedo puede emplear la "Guide d'accompagnement - Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée" desarrollada por la Commission d'accès à l'information para llevar a cabo la evaluación del impacto sobre la privacidad.

En línea con el compromiso de Dulcedo con la transparencia y la protección de Datos Personales, Dulcedo emplea Plataformas de Gestión de Cookies (CMP) para gestionar las cookies en su sitio web. Todos los documentos y políticas relativos a esta normativa estarán expuestos de forma destacada en su página web oficial.

La plataforma proporciona a los usuarios información clara sobre cómo se utilizarán sus datos antes de obtener su consentimiento explícito. Los usuarios tienen la opción de aceptar determinados usos de sus datos y rechazar otros, lo que permite un grado de personalización que respeta sus elecciones.

Cuando Dulcedo tiene motivos razonables para creer que se ha producido un Incidente relacionado con la Privacidad, toma medidas razonables para reducir el riesgo de que se produzcan daños y para evitar que se produzcan en el futuro incidentes de la misma naturaleza. Cualquier Incidente de Privacidad debe ser comunicado al Responsable de Privacidad.

En caso de Incidente de Privacidad, Dulcedo inicia una evaluación del daño. Esta evaluación tiene en cuenta factores como la sensibilidad de la información, el posible uso indebido de la misma, las repercusiones previstas de su uso y la probabilidad de que se emplee con fines malintencionados.

Cuando el Incidente de Privacidad suponga un riesgo de daño grave para una persona, Dulcedo lo notificará por escrito a la Commission d'accès à l'information y a la persona afectada.

Dulcedo mantendrá un registro de Incidencias de Privacidad en su "Registro de Incidencias de Privacidad de Datos Personales".

Toda persona afectada por la protección de sus datos personales o por la aplicación de la presente Política podrá presentar una reclamación por escrito directamente al Responsable de Protección de Datos.

La póliza entrará en vigor el 25 de octubre de 2023.

La Política ha sido aprobada por el Responsable de Protección de Datos.

La Política podrá ser modificada de vez en cuando para cumplir con la Ley y cualquier Política modificada estará disponible.