This policy (hereinafter the “Policy”) sets out the guidelines relating to the collection, use, communication, retention and destruction of documents containing Personal Information held by Dulcedo Inc. (hereinafter “Dulcedo”) in the performance of its duties in accordance with the Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector (CQLR c. P-39.1) as amended by the Act to Modernize Legislation Provisions Respecting the Protection of Personal Information (SQ 2021, c. 25) (hereinafter collectively the “Act”).

La présente politique s'applique à Dulcedo, ce qui inclut, sans s'y limiter, ses employés, les membres de son conseil d'administration, ses stagiaires et ses bénévoles, le cas échéant, ainsi que toute personne qui fournit des services au nom de Dulcedo, mais en particulier à ceux qui collectent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des documents contenant des informations à caractère personnel.

Elle s'applique à toutes les informations personnelles collectées, utilisées et conservées par Dulcedo, quelle que soit leur forme. La politique couvre les informations personnelles contenues dans tous les types de documents physiques ou numériques, au sens large, qu'ils soient écrits, graphiques, audio, visuels, informatisés ou autres.

Par "informations personnelles", on entend toute information ou combinaison d'informations se rapportant à une personne et permettant de l'identifier, directement ou indirectement, telles que les informations relatives à l'identité (nom, adresse, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.), les informations de contact (adresse électronique, numéro de téléphone, etc.). Les informations personnelles concernant une personne sont confidentielles et doivent être traitées comme telles.

On entend par "incidents liés à la protection de la vie privée" l'accès non autorisé, l'utilisation ou la divulgation par la loi, la perte ou toute autre violation de données à caractère personnel.

"Responsable de la protection de la vie privée" : la personne désignée par Dulcedo pour exercer les fonctions de responsable de la protection de la vie privée en vertu de la loi.

Dulcedo ne recueille, n'utilise et ne communique des informations personnelles qu'avec le consentement explicite, volontaire, éclairé et spécifique de l'individu. Lorsqu'une personne consent à fournir ses informations personnelles, il est présumé qu'elle autorise également leur utilisation et leur divulgation aux fins initialement désignées.

Les individus peuvent révoquer par écrit leur consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de leurs informations personnelles par Dulcedo à tout moment. Cependant, si cette collecte de données est essentielle pour que Dulcedo remplisse ses obligations contractuelles, elle peut entraver la capacité de Dulcedo à fournir des services.

Dulcedo ne recueille que les informations personnelles nécessaires à l'exercice de ses activités. En général, Dulcedo recueille des informations personnelles directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf exception prévue par la loi.

Dulcedo s'engage à n'utiliser et à ne divulguer les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles la loi l'autorise à les utiliser. Elle peut toutefois les collecter, les utiliser ou les divulguer sans le consentement de la personne concernée lorsque la loi le permet ou l'exige.

L'accès aux informations personnelles sera limité aux employés qui ont besoin de les connaître au sein de Dulcedo, lorsque les informations personnelles sont nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.

Dulcedo peut avoir besoin de divulguer des renseignements personnels à des tiers, qui pourraient inclure des fournisseurs, des entrepreneurs, des sous-traitants, des agents, des assureurs, des professionnels, d'autres entités réglementaires ou des entités situées à l'extérieur du Québec. Dulcedo peut, sans le consentement d'une personne, divulguer des renseignements personnels à un tel tiers lorsque cela est essentiel à l'exécution d'un mandat ou d'un service contractuel.

Dans des situations spécifiques, Dulcedo a le pouvoir de collecter, d'utiliser ou de divulguer des informations personnelles sans le consentement de l'individu. Ces situations surviennent principalement lorsque, pour des raisons juridiques ou de sécurité, l'obtention du consentement de la personne n'est pas possible ou improbable, et lorsque l'utilisation de ces informations est manifestement dans l'intérêt de la personne ou lorsqu'il est impératif d'éviter ou de découvrir une fraude, ou pour d'autres raisons impérieuses.

Avant de divulguer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, Dulcedo tiendra compte de facteurs tels que la sensibilité de l'information, le but prévu de son utilisation et les mesures de protection disponibles dans la juridiction externe. Dulcedo ne divulguera les renseignements personnels hors du Québec que si son évaluation conclut que les renseignements seront soumis à des mesures de protection suffisantes dans la juridiction externe.

Dulcedo peut conserver les informations personnelles pendant une période prévue par la loi, sous quelque forme que ce soit, indépendamment du fait que les informations personnelles soient activement utilisées ou non.

Sous réserve de cette période de conservation, lorsque les objectifs pour lesquels les informations personnelles ont été collectées ou utilisées ont été atteints, Dulcedo doit les détruire.

Dulcedo procédera à des évaluations des incidences sur la vie privée pour les projets nouveaux et existants qui impliquent la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles.

L'ampleur de l'évaluation de l'impact sur la vie privée doit correspondre à la sensibilité des informations en question, à l'utilisation prévue, au volume, à la dispersion et au support des informations.

Dulcedo may employ the "Guide d'accompagnement - Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée" developed by the Commission d'accès à l'information to conduct the privacy impact assessment.

Conformément à l'engagement de Dulcedo en matière de transparence et de protection des informations personnelles, Dulcedo utilise des plateformes de gestion des cookies (CMP) pour gérer les cookies sur son site web. Tous les documents et politiques relatifs à ce règlement seront affichés de manière visible sur son site web officiel.

La plateforme fournit aux utilisateurs des informations claires sur la manière dont leurs données seront utilisées avant d'obtenir leur consentement explicite. Les utilisateurs ont la possibilité d'accepter certaines utilisations de leurs données et d'en refuser d'autres, ce qui permet un degré de personnalisation qui respecte leurs choix.

Lorsque Dulcedo a des motifs raisonnables de croire qu'un incident lié à la protection de la vie privée s'est produit, il prend des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et pour empêcher que d'autres incidents de même nature ne se produisent à l'avenir. Tout incident relatif à la protection de la vie privée doit être signalé au responsable de la protection de la vie privée.

En cas d'incident lié à la protection de la vie privée, Dulcedo procède à une évaluation des dommages. Cette évaluation prend en compte des facteurs tels que la sensibilité des informations, la possibilité de les utiliser à mauvais escient, les répercussions attendues de leur utilisation et la probabilité qu'elles soient utilisées à des fins malveillantes.

Lorsque l'incident relatif à la protection de la vie privée présente un risque de préjudice grave pour une personne, Dulcedo en informe par écrit la Commission d'accès à l'information et la personne concernée.

Dulcedo tient un registre des incidents liés à la protection de la vie privée dans son "Registre des incidents liés à la protection de la vie privée des informations personnelles".

Toute personne concernée par la protection de ses données personnelles ou par l'application de la présente politique peut déposer une plainte écrite directement auprès du responsable de la protection de la vie privée.

La police entre en vigueur le 25 octobre 2023.

La politique a été approuvée par le responsable de la protection de la vie privée.

La politique peut être modifiée de temps à autre pour se conformer à la loi et toute politique modifiée sera mise à disposition.